05_EXPERIENCIA LAST PLANNER SYSTEM Planificación semanal.

Cada semana, los jueves, nos reunimos todo el equipo, a las 17:00. A esta reunión semanal, asisten los responsables de cada subcontrata que está interviniendo en la obra, con la intención de programar lo que “se hará” durante la semana entrante, en función de las necesidades del proyecto y de lo acontecido en la semana anterior. Además, revisamos la planificación intermedia para detectar las posibles restricciones que afecten a las actividades en esta ventana a 6 semanas vista.

Reunión Semanal. WWP

Reunión Semanal. WWP

La rutina que seguimos;

  • Análisis (PPC) del cumplimiento de las actividades comprometidas de la semana anterior y detección de las causas que han provocado que algunas de ellas no se hayan cumplido.
  • Actualizamos la planificación general, para saber dónde estamos realmente.
  • Verificamos si se han resuelto las restricciones que afectan a las actividades próximas a ejecutar.
  • Establecemos los trabajos para la semana entrante (planilla Weekly Work Plan _WWP).El Plan de trabajo semanal (WWP) contiene las tareas de la planificación general que se llevarán a cabo durante una semana específica y han de estar libres de restricciones.

La metodología es sencilla, pero ser constante y no variar el procedimiento es lo más difícil.

Al principio, durante la ejecución de la estructura, apenas se solapaban oficios, por lo que me resultaba sencillo controlar la producción según lo planificado, incluso gracias a aplicar LPS me permitió adelantar el inicio actividades, pero a medida que avanzábamos con la ejecución, se incorporaban más subcontratas a las reuniones semanales y aparecían tareas nuevas no contempladas en la planificación. Incluso me encontré con restricciones pendientes de liberar, que impedían que cumpliese la planificación prevista y por tanto, se modificase la fecha final del proyecto.

Realmente todos estos problemas son habituales y surgen en todas las obras, pero lo importante, es que se aplique el método, sin buscar “atajos” y sobretodo ser constante. En mi caso, hubo un par de semanas en las que no actualicé la planificación general con los datos de la planilla, esa dejadez me provocó errores en posteriores reuniones con el equipo. Hay cuidar ésto, ya que ese tipo de ”atajos” menoscaban tu credibilidad y la de la herramienta (LPS).

Las primeras semanas los subcontratistas, acuden con curiosidad por ver la “nueva metodología”. En mi caso, a partir de la cuarta semana se convirtió en una rutina y empezó a decaer el interés del equipo, por lo que me propuse motivarles: decidí variar la forma de hacerles llegar los resultados del cumplimiento de las actividades (PPC), además de analizar los resultados de manera conjunta, lo personalicé para cada empresa con el fin de reforzar los compromisos. En el caso de subcontratistas con PPC bajos, me reunía con ellos para indagar cual era realmente el problema. Detecté que existe un alto porcentaje de incidencias que interfieren en sus actividades y que no tienen nada que ver con la propia ejecución de obra, pero que está en nuestra mano poder solucionarlas. No hay que olvidar que Last Planner System gestiona equipos y el sistema funciona gracias a las personas que participan en el proyecto.

Al mes ya obtuve mis primeros resultados, de hecho la planificación semanal me facilitaba controlar la producción, corrigiendo las desviaciones de mi estudio económico (producción – coste), permitiéndome analizar con profundidad dónde podía mejorar el resultado previsto.

El llevar a cabo de forma constante las reuniones semanales, me ayudó a monitorear la planificación, conociendo en todo momento “dónde estamos” en el proyecto y pudiendo tomar decisiones en base a hechos ciertos y no a suposiciones.

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