03 EXPERIENCIA LAST PLANNER SYSTEM : PLANIFICACIÓN GENERAL, PULL PLANNING

Con la obra iniciada (fase de cimentación) comienzo el proceso  Pull Session o Pull Planning, con la intención de convertir la Planificación Inicial (desarrollada por una sola persona) en una Planificación Real (elaborada por todo el equipo).

PULL PLANNING

PULL PLANNING

Last Planner System se basa en un sistema Pull, donde la programación se realiza de atrás hacia adelante. La ventaja de este sistema es que las actividades aparecerán cuando realmente sea necesario y se detectarán con anticipación posibles conflictos entre actividades.

La singularidad del edificio que vamos a construir radica en los hormigones vistos (incluidas las fachadas) con lo cual prima la mano de obra “artesanal”  y aún siendo mano de obra cualificada, me genera incertidumbre, por lo que pretendo implicar desde el primer momento a los subcontratistas y para ello necesito su COMPROMISO con el proyecto, sobre todo cuando vamos a necesitar un esfuerzo extra que no siempre se incluye en el precio del m3.

Es evidente que los  subcontratistas son las personas que realmente hacen el trabajo por lo tanto durante el proceso de producción ellos pasarán a ser mis CLIENTES y la planificación colaborativa me ayudará a detectar las necesidades de cada equipo, de manera que pueda asegurar  para cada oficio un trabajo más eficiente y seguro.

Para realizar la Planificación General , lo primero que hago es convocar a los representantes  de todos los subcontratistas para la Pull. Se trata de que ellos decidan el orden, duración y recursos necesarios para la ejecución de las tareas. Es importante que la reunión sea ágil, visual y sobre todo rápida: no más de tres horas.

Previo a la Pull

  1. Al solicitar las ofertas para la adjudicación de los trabajos, en el propio correo indicaba que la gestión de los trabajos se realizaría mediante la metodología LPS. No explicaba nada más. Lo lógico es que las subcontratas que de verdad están interesadas en ofertarte los trabajos te llamen preguntando ¿Qué es eso de LPS? y así ocurrió con la mayoría. Con lo cual, cuando te preguntan, aprovechas para hacerles una breve explicación (cinco minutos).
  2. Una vez decidido quiénes ejecutarían los trabajos, durante el proceso de negociación de la oferta, profundizaba en el funcionamiento de la metodología LPS, explicándoles con más detalle todo el proceso y haciendo hincapié en la asistencia de un responsable con capacidad de tomar decisiones durante las reuniones semanales.
  3. Si tienes posibilidad de incorporar cláusulas en los contratos de las subcontratas es interesante especificar claramente que la obra se rige por la Metodología Last Planner System (LPS).
  4. Con una semana de antelación invitas a todos a la Pull Session. Yo los llamé telefónicamente primero y cuando ya estaba consensuado el día para la planificación colaborativa, les confirmaba formalmente el día y la hora por correo electrónico, además es importante recordarles que se estudien detalladamente el proyecto de ejecución, concretamente las partidas que han contratado así como la duración, orden de entrada, y las posibles restricciones.
  5. Ubicación: Se trata de una reunión para una planificación colaborativa, por lo tanto necesitas un espacio amplio y ventilado,  si puede ser en la propia obra mucho mejor.
  6. Como vamos a planificar con todos los representantes de las subcontratas necesitamos de un método que sea INTUITIVO, VISUAL y RÁPIDO, por eso sobre una pared, tablero o en una simple valla de cerramiento de obra como fue mi caso desplegamos unos rollos de papel de embalar a modo de lienzo en dónde iremos colocando todos los  post-its (tamaño de medio folio) para que se vea bien. Cada subcontrata tendrá sus post-its (un mismo color por subcontrata) para que cada uno escriba la siguiente información; Ejecutor, Tarea, Duración, Recursos y Restricciones. Hay quien en el post – it incluye más datos y posiblemente sea lo correcto pero  para mi es fundamental no complicarles demasiado y sobretodo que la reunión sea ágil, si no la atención decae y lo que pierdes es información crucial para la ejecución.
  7. Moderador o Facilitador: Si puedes disponer de una persona ajena a la ejecución que gestione la reunión colaborativa es lo Ideal . Yo tuve la suerte de contar con un profesional que gestionó a todo el equipo sin hacerse notar, es fundamental que el facilitador sepa mantener el hilo conductor para IMPULSAR soluciones, sin emitir opiniones o juicios y menos aún corrigiendo o indicando secuencias o duraciones.

    PREPARACIÓN DE LA PULL

    PREPARACIÓN DE LA PULL

Durante la Pull:

  1. Ya estamos todos alrededor  del panel o lienzo y el facilitador da paso colocando el primer post-it que no es otro que la fecha final de obra . Vamos a realizar  una planificación inversa, de derecha a izquierda, desde el Hito Final de Obra hacia el presente por lo tanto el post-it se coloca a la derecha del panel.
  2. Se trata de una Visión General, es una programación en dónde las actividades son generales y de larga duración, más adelante ya aumentaremos el nivel de detalle. En mi caso la pull lanzó 43 actividades y fueron más que suficientes para confeccionar la Planificación General.
  3. No te preocupes por los solapes de las tareas ya las negociaremos en su momento es decir cuando hayamos acabado la pull. La planificación la hacemos “de corrido” , lo importante es respetar la SECUENCIA y para ello dibujamos una flecha desde la tarea (predecesora) a la tarea (sucesora).
  4. Cada responsable de las subcontratas rellenará los post-its y el facilitador se preocupará de recogerlos y colocarlos en el lugar que el subcontratista le indique. Este punto difiere de otras implementaciones puesto que hay quienes prefieren que sean los propios participantes los que coloquen los post-its en el lienzo en mi caso antepongo la agilidad y prefiero que sea el propio facilitador quien los coloque.
  5. Finalmente se hace una revisión de las tareas con los participantes para asegurarse de que están de acuerdo con el resultado.
    INFORMACIÓN DEL POST-IT

    INFORMACIÓN DEL POST-IT

    Finalización de la Pull:

  1. La pull acaba cuando todos están seguros de que tienen los recursos y el tiempo suficiente para completar el trabajo.
  2. El resultado que lanza la pull no coincidirá con el que habías planificado sino todo lo contrario se habrá dilatado bastante, es lógico porque las tareas no están solapadas por lo tanto ahora es el momento de hacerlo, es decir al finalizar  la pull.
  3. A la vez que los subcontratistas planifican durante la pull, aprovecho para replicar su planificación de post-its en un diagrama de gantt tal y cómo ellos la están plasmando en el lienzo,  de esta forma en cuanto se acaba la pull puedes  saber la fecha final.

Provoco un descanso de 15m, tiempo suficiente para preparar la proyección del  diagrama de Gantt.

  1. En cuanto acaban el descanso ya está proyectado en la misma sala el gantt para que se pueda comparar o consultar los post-it en caso de duda.
  2. Ahora sobre el Gantt proyectado volvemos a preguntar si se pueden solapar las actividades y los subcontratistas volverán a proponer si pueden iniciar las tareas a la vez que otras o una vez ya iniciadas.

    PROYECCIÓN DEL DIAGRAMA DE GANTT

    PROYECCIÓN DEL DIAGRAMA DE GANTT

El resultado de la planificación una vez acabada la reunión habrá cambiado totalmente,  lógicamente el plazo general ha disminuido al solapar las actividades. En mi caso pasó de 21 meses a 12. El plazo contractual de la obra son 12 meses así que  podía darme por satisfecho  pero sabía que aún podíamos reducirlo un poco más puesto que había actividades con demasiada holgura, con lo cual tuve claro que volvería a realizar otra sesión más , es decir volvería a convocarlos la semana siguiente para la 1ª Negociación. (para el siguiente post)

Una vez acabada la pull notarás que todos los participantes están implicados y comprometidos con el proyecto, forman un equipo, les has dado la oportunidad de familiarizarse con el resto de subcontratas y de conocer las necesidades de cada miembro y lo que es importante para el éxito de los demás. La planificación general la hemos creado a partir de las indicaciones del equipo por lo tanto es CREIBLE.

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